UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Wraz z zawarciem Umowy pomiędzy Zleceniodawcą i Zleceniobiorcą dotyczącej korzystania z serwisu internetowego do zarządzania szkołą językową strony zawierają następująca umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§1 Podstawowe definicje

1. Zleceniodawca: firma działająca w formie spółki zarejestrowanej w KRS lub CEDIG lub przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG, która zawarła lub zamierza zawrzeć umowę z Serwisem internetowym i jednocześnie Użytkownik serwisu; dalej Zleceniodawca.
2. Zleceniobiorca: DL PRO/Usługodawca – serwis DL PRO będący jednocześnie Usługodawcą, dalej Zleceniobiorca.

§2 Oświadczenia stron

1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu objętym niniejszą umową.
2. Zleceniodawca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, które przetwarza zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zleceniodawca oświadcza ponadto, że:
   1. zawiera niniejszą umowę w celu bezpośrednio związanym z jego działalnością gospodarczą lub zawodową;
   2. uzyskał uprzednią zgodę od Administratorów, których dane zostały jemu powierzone, na dalsze ich powierzanie. Zleceniodawca powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie;
   3. Zleceniodawca oświadcza że wszelkie dane osobowe pozyskał na podstawie zgód legalnych bądź innych obowiązujących przepisów prawa i ponosi pełną odpowiedzialność względem Zleceniobiorcy/Przetwarzającego za ich zgodność z prawem. W tym zakresie w przypadku zgłoszenia roszczeń zwolni od odpowiedzialności Zleceniobiorcę/Przetwarzającego.
3. Zleceniobiorca oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi środkami, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady UE 2016/679 (z dnia 27 kwietnia 2016 r. Dz. Urz. UE.L. Nr 119) oraz późniejszych rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

§3 Zakres i cel przetwarzania danych osobowych

1. Zleceniobiorca może przetwarzać dane osobowe przekazane przez Zleceniodawcę wyłącznie w zakresie i w celu określonym w niniejszej umowie.
2. Dane osobowe będą przetwarzane przez Zleceniobiorcę tylko i wyłącznie w celu realizacji podpisanej umowy na świadczenie usług w zakresie obsługi stron i aplikacji internetowych oraz poczty elektronicznej.
3. Zakres przetwarzania obejmuje następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko,
   • adres zamieszkania,
   • adres do doręczeń (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
   • numer identyfikacji podatkowej (NIP),
   • adres poczty elektronicznej (e-mail),
   • numer telefonu,
   • datę urodzenia,
   • PESEL,
   • informacje o używanej przeglądarce internetowej,
   • adresy IP,
   • dane dotyczące poziomu zaawansowania języka obcego,
   • inne dobrowolnie przetwarzane przez Powierzającego dane osobowe.
4. Poprzez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.
5. Okres przetwarzania danych osobowych bezpośrednio pochodzących od Zleceniodawcy/Powierzającego:
   • Dane pozyskane w związku z zawarciem umowy i wykonaniem jej zapisów przetwarzamy do końca okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz do końca okresu wynikającego z przepisów prawa określającego okres przechowywania danych osobowych, np. przepisy podatkowe.
   • Dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe – 5 lat od końca okresu podatkowego,
   • Dane współpracowników, pracowników – do 10 lat.

§4 Zobowiązania podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania powierzonych przez Zleceniodawcę danych wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki i zabezpieczenia związane z przetwarzaniem danych, zgodnie z wymaganiami ustawy oraz rozporządzenia o których mowa w art. 32 rozporządzenia.
2. Zleceniobiorca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem przez Zleceniobiorcę powierzonych danych osobowych zgodnie z regulacjami Rozporządzenia. Zleceniobiorca jest odpowiedzialny za ochronę powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz jest odpowiedzialny za spełnienie wymagań określonych w przepisach.
3. Zleceniobiorca nie jest odpowiedzialny za udostępnienie powierzonych danych osobowych osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem tych danych osobowych w przypadku, gdy przyczyną powyższego jest działanie bądź zaniechanie Zleceniodawcy.
4. W zakresie przestrzegania wymienionych w ustępach 1 i 2 przepisów Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
5. Zleceniodawca, zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia zastrzega sobie możliwość kontroli sposobu wypełnienia przez Zleceniobiorcę wymagań wymienionych w pkt 2 na co obie strony wyrażają zgodę. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.
6. Podmiot przetwarzający (zleceniobiorca) ma obowiązek zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które sam upoważnia do przetwarzania danych osobowych we własnej firmie, w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
7. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa Administratorowi wszelkie dane osobowe które pozyskał podczas trwania współpracy od osoby Zlecającej oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, zapisy, rejestry, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
8. W miarę możliwości, jeśli nie postanowiono inaczej, Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia. Podmiot przetwarzający każdorazowo informuje czy taka pomoc jest potrzebna oraz w jakim zakresie ma być świadczona.
9. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu wszelkiego naruszenia, narażenia bądź nielegalnego udostępnienia danych osobowych, bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi/Zleceniodawcy w ciągu 48h.
10. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych.
11. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

§5 Komu podpowierzamy dane osobowe

1. Może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania naszym podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy:
   • Podmiotom wspierającym nas w zakresie obsługi technicznej
   • W zależności od potrzeb - organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy egzekucyjne, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
   • Organy kontrolne i nadzorcze, audytowe.
2. Możemy przesyłać dane osobowe do serwerów znajdujących się poza krajem zamieszkania użytkownika lub do podmiotów powiązanych, stron trzecich z siedzibą w innych krajach w tym krajach z obszaru EOG (Europejski Obszar Gospodarczy, EOG ang. European Economic Area, EEA – strefa wolnego handlu i Wspólny Rynek, obejmujące państwa Unii Europejskiej i Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu EFTA) w celu przetwarzania danych osobowych przez takie podmioty w naszym imieniu zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa, zwyczajami jak i regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
3. Do danych osobowych użytkownika przechowywanych w innym kraju dostęp zgodnie z prawem tam obowiązującym, mogą uzyskać na przykład: sądy, organy odpowiedzialne za egzekwowanie prawa i bezpieczeństwo narodowe, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym kraju. Z zastrzeżeniem zgodnych z prawem próśb o ujawnienie danych, zobowiązujemy się wymagać od podmiotów przetwarzających dane osobowe poza krajem użytkownika podjęcia działań w celu ochrony danych w adekwatny sposób do regulacji ich prawa krajowego.
4. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 Umowy będzie spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
5. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy z obowiązków wynikających z niniejszej Umowy.

§6 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy ustawy oraz powiązanych z nią aktów wykonawczych, a także rozporządzenia i kodeksu cywilnego.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
5. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony od dnia zawarcia umowy głównej pomiędzy Zleceniodawcą i Zleceniobiorcą i wygasa automatycznie w momencie zakończenia świadczenia usług.

Kontakt

W przypadku pytań dotyczących danych osobowych, Zleceniodawca może skontaktować się ze Zleceniobiorcą:

1. mailowo: info@dlpro.eu
2. korzystając z formularza kontaktowego na stronie www.dlpro.eu,
3. pocztą na adres: Language Lab Sp. z o.o. ul. Orłowska 21, 88-100 Inowrocław.